Annulation

Changement de distance

Transfert de dossard

Les conditions
Annulation,
désistement du participant

Une liste d’attente est ouverte dès qu’une course est complète, elle fonctionne en continu jusqu’à la date de fin des inscriptions. Chaque place libérée est ainsi automatiquement proposée au premier de la liste d’attente correspondante. Cette proposition est adressée par mail (mail de contact renseigné sur la fiche) et le lien de confirmation est valable 48h. C’est la seule voie possible pour récupérer les dossards libérés.

Si un coureur annule son inscription, par souci de cohérence avec la liste d’attente, il ne peut pas transférer son dossard. Des conditions de remboursement sont prévues au règlement de la course, gérées par l’organisation, pour étendre les garanties d’annulation, vous pouvez souscrire une assurance optionnelle.

CONDITIONS DE REMBOURSEMENT SANS ASSURANCE ANNULATION

• Jusqu’au 10 décembre 2024, en cas d’annulation de votre participation, remboursement du montant de votre inscription avec une retenue forfaitaire de 6€.
Pas de remboursement des options textiles à partir du 10/12/2024.

• Du 11 décembre au 3 février, en cas d’annulation de votre participation, remboursement du montant de votre participation à hauteur de 50%.
Pas de remboursement des options textiles à partir du 10/12/2024.

Cas particulier de la grossesse

Pafin de prendre en considération les contraintes liées à la grossesse, toute coureuse pourra annuler son inscription avec remboursement intégral jusqu’au jour de la course dans le cas où elle est en mesure de justifier que cette bonne nouvelle est apparue dans un délai l’obligeant à annuler sa participation.

AVEC ASSURANCE ANNULATION

Pour étendre les garanties d’annulation prévues par l’organisation (remboursement au-delà de la date prévue au règlement…), le participant peut s’il le souhaite souscrire une assurance optionnelle, non gérée par l’organisation. Cette assurance est proposée en option à l’inscription. Il lui appartient alors de prendre connaissance des conditions et modalités de remboursement prévues par la compagnie d’assurance. La déclaration de forfait et demande de remboursement se faisant alors directement à l’assureur.

Attention, en cas de changement de distance, l’assurance est automatiquement supprimée et non remboursée par l’organisme assureur car elle est souscrite pour une course précise.

ANNULATION POUR DOSSIER INCOMPLET DANS LES DELAIS EXIGES

La date limite pour justifier du dossier complet d’inscription est fixée au 10 Février 2025 (dépôt licence FFA ou PPS valide, moins de 3 mois)

Au-delà du 10 Février toute inscription incomplète non validée sera supprimée sans remboursement.

Des emails de confirmation d’inscription et de rappel en cas de dossier incomplet sont envoyés très régulièrement, il vous incombe de renseigner une adresse mail valide et de contrôler votre boite et vos SPAM.

Changement de distance

Jusqu’au 10 février, il est possible de changer de distance, uniquement pour une distance inférieure, sans remboursement de la différence de prix, sous réserve des dossards disponibles sur la distance souhaitée. Demande à adresser à Nikrome, via le lien de votre fiche coureur ou à défaut : contact@nikrome.com

Transfert de dossard

Par souci de cohérence avec les inscrits en liste d’attente,
AUCUN TRANSFERT DE DOSSARD N’EST AUTORISÉ.

Dossards

Les dossards sont munis de puce (simple ou double selon distances), ils doivent être portés de manière visible, sur le devant,ne pas être couverts par des vêtements ou poches à eau aux points de contrôle pour ne pas entraver le bon fonctionnement des lecteurs de puces.
Ils ne doivent pas subir de modification ou découpage.
Consignes de retrait

Les dossards sont à retirer sur place. Aucun envoi de dossard ne sera effectué.

Les épingles ne sont pas fournies.

Il y a la possibilité de retirer plusieurs dossards (dans la bonne plage horaire) avec l’identité des personnes.

Il est IMPERATIF de respecter les plages horaires de retrait pour chaque distance. AUCUN dossard ne pourra être distribué par les bénévoles en dehors des plages horaires prévues pour la distance.

Cas de retrait groupé : Pour un groupe constitué (10 personnes), possibilité de retirer l’ensemble des dossards en même temps si on en fait la demande 10 jours avant par mail
c.grouiller@orange.fr
ventouxorganisation@orange.fr

Dates, horaires,
lieux de retrait des dossards

75km

Domaine des Florans (1er étage, accès arrière du bâtiment)

Vendredi 07 mars de 17h à 19h15 – Pas de remise de dossard le jour de la course.

15km

Domaine des Florans (1er étage, accès derrière le bâtiment)

Samedi 08 mars de 7h30 à 9h

64km

Domaine des Florans (1er étage, accès arrière du bâtiment)

Vendredi 07 mars de 17h à 19h15 – Pas de remise de dossard le jour de la course.

29km

Domaine des Florans (1er étage, accès arrière du bâtiment)

• Vendredi 07 mars de 17h à 19h15
• Samedi 08 mars de 8h à 9h30

46km

Domaine des Florans (1er étage, accès arrière du bâtiment)

• Samedi 08 mars de 14h à 18h
• Dimanche 08 mars de 6h15 à 7h15

Venir & se loger

Venir à Bédoin:

En voiture: autoroute A7, sortie Avignon Nord, ou Orange sud – Carpentras – Bedoin (D974). Autoroute A9, sortie Avignon ou Orange.
Vous pouvez utiliser cette plateforme de covoiturage créée spécialement pour mettre en relation les coureurs du trail du Ventoux qui souhaitent se rendre sur l’évènement mais également rejoindre le départ de l’Evasion Baronnie Ventoux dans le cas ou ils n’auraient pas réservé la navette.

 

En train,  gare TGV Avignon puis TER Avignon – Carpentras (15km de Bedoin) correspondances en bus ou taxi jusqu’à Bédoin. 

Site régional de l’intermodalité Train + Bus: zou.maregionsud.fr 

Réseau bus: www.transcove.com 

Se déplacer sur le site de la course:

PARKINGS OBLIGATOIRES:  Indiqués sur le plan et signalés (Entrée du village). Aucun stationnement dans le village. 

La route d’accès au VTF Les Florans est fermée à la circulation routière à compter du vendredi après-midi. Seules les personnes ayant un hébergement sur le site des Florans (avec badge) auront accès en voiture. La traversée du village se fait à pied, du parking au VTF Les Florans.

Si vous comptez vous déplacer pour assister / encourager un coureur, le retour au parking sera obligatoire. Les accès routiers sont détaillés à l’onglet « PENDANT LA COURSE / Accompagnants et assistances »

Se loger :
le VTF Les Florans : Un hébergement de proximité, sur la ligne de départ et arrivée des courses! Hébergement partenaire, le VTF Les Florans accueille le Trail du Ventoux (Retrait des dossards, espace course, restauration, départs et arrivées). Toute l’équipe du centre est mobilisée pour l’accueil des coureurs.

Réservations dédiées Trail:                                       uniquement au 04 42 12 32 00 (demander: centrale Aix -en-Provence) vtfaix@vtf-vacances.com . Tarif coureur : 69 euros la demi-pension.
Camping Le Ventoux : l’unique camping ouvert début mars,  à 5 mn de Bédoin, vous propose des emplacements avec électricité et des mobile-homes.